Code of Conduct
Verhaltenskodex (Code of Conduct) der Herbert Mayer GmbH
Stand: 30.03.2026I. Zielsetzung und Geltungsbereich
Die Herbert Mayer GmbH stellt an sich den Anspruch, ein modernes und zukunftsfähiges Unternehmen zu sein, das ausgezeichnete Leistungen erbringt und sich den Grundwerten der Gesellschaft verpflichtet fühlt. Das Unternehmen trägt die Verantwortung dafür, eine Unternehmenskultur zu schaffen und zu erhalten, in der die relevanten gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften sowie ethischen Grundsätze bestmöglich gewahrt werden.
Wegen der Vielzahl von Gesetzen und behördlichen Anforderungen ist es kaum möglich, für jede denkbare Situation eine vorgefertigte Lösung anzubieten. Um aber so weit wie möglich ein Handeln nach Gesetzen und ethischen Werten zu gewährleisten, hat die Herbert Mayer GmbH diesen Verhaltenskodex formuliert. Er definiert die allgemeinen Maßstäbe für das Verhalten in geschäftlicher, rechtlicher und ethischer Hinsicht und ist maßgeblich für den Umgang mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.
Der Verhaltenskodex richtet sich an alle Arbeitnehmer, einschließlich der Geschäftsleitung. Von jedem Einzelnen wird die konsequente Einhaltung dieses Verhaltenskodex und etwaiger weiterer interner Richtlinien erwartet. Bitte lesen Sie diesen Verhaltenskodex aufmerksam durch.
Die Herbert Mayer GmbH dankt Ihnen bereits jetzt dafür, dass Sie bei der Einhaltung dieses Verhaltenskodex mitwirken. Nur so können wir unseren eigenen hohen Ansprüchen im Umgang untereinander und gegenüber Kunden und Geschäftspartnern gerecht werden.
Augsburg, den 30.03.2026
II. Fachspezifische Themen
1. Insiderhandel
Die Arbeitnehmer und die Geschäftsleitung können im Rahmen ihrer Tätigkeit Kenntnis von nicht öffentlich bekannten Informationen erlangen, die für den Handel mit Wertpapieren von Bedeutung sind. Eine Verwertung dieser Informationen kann einen Insiderhandel darstellen. Unter Insiderhandel versteht man die rechtswidrige Nutzung oder Bekanntgabe von Insiderinformationen.
Insbesondere kann es sich bei folgenden Informationen um Insiderinformationen handeln:
- Übernahmeangebote
- Forschungserfolg des Unternehmens
- Einführung neuer Produkte
- Unerwartete Gewinnsteigerungen oder Großaufträge
- Unerwarteter Gewinneinbruch
- Insolvenzantrag wegen Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung
- Unternehmensfusionen
- Personalveränderungen
- Geplante Börsengänge
- Wechsel in der Unternehmensleitung
Sie dürfen deshalb nicht unter Verwendung von Insiderinformationen Wertpapiere erwerben oder veräußern, Insiderinformationen unbefugt weitergeben oder anderen Personen den Handel auf Basis von Insiderinformationen empfehlen. In Zweifelsfragen wenden Sie sich bitte an die Rechtsabteilung.
2. Fairer Wettbewerb
Die Gesellschaft hat großes Interesse an der Einhaltung der jeweils anwendbaren Kartell- und Wettbewerbsvorschriften. Der Abschluss von Vereinbarungen oder aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen mit Wettbewerbern, die darauf abzielen, den Wettbewerb zu beschränken, gelten als Verstöße gegen das Kartellrecht. Folgende Themen sind in Gesprächen mit Konkurrenten zu vermeiden:
- Absprachen zur Festlegung oder Kontrolle von Preisen
- Informationsaustausch zu Preisen, Verkaufsbedingungen oder Preisnachlässen
- Absprachen über territoriale Aufteilung von Märkten
- Absprachen über die Zuteilung von Kunden
- Einschränkung von Produktion oder Absatz
- Absprachen über vertikale Beschränkungen
3. Datenschutz
Die Gesellschaft räumt dem Schutz personenbezogener Daten hohe Priorität ein und verarbeitet diese grundsätzlich nur unter Einhaltung des geltenden Rechts. Personenbezogene Daten dürfen nur bei Vorliegen einer rechtlichen Grundlage oder mit Einwilligung der betroffenen Person verarbeitet werden. Welche konkreten Anforderungen das geltende Recht aufstellt, können Sie beim Datenschutzbeauftragten sowie im Rahmen von Schulungen erfahren.
4. Schutz geistigen Eigentums Dritter
Die unbefugte Nutzung der geistigen Eigentumsrechte Dritter ist verboten und wird von der Gesellschaft nicht toleriert. Sie müssen sich vergewissern, dass eine Vereinbarung mit dem Rechteinhaber vorliegt, wenn Sie dessen geistiges Eigentum nutzen. Bei Unsicherheiten nehmen Sie bitte mit der Rechtsabteilung Rücksprache.
5. Einhaltung der Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche
Die Gesellschaft ist verpflichtet, die geltenden Gesetze zur Bekämpfung von Geldwäsche einzuhalten. Einen Verdacht auf Geldwäsche sollten Sie sofort Ihrem zuständigen Vorgesetzten oder einem Mitglied der Geschäftsleitung melden – insbesondere bei ungewöhnlich hohen Bargeldsummen oder auffälligen Transaktionsstrukturen.
6. Buchführung und Dokumentation
Die Gesellschaft hat den Anspruch, dass alle Geschäftsbücher, Unterlagen, Konten und sonstigen Dokumente den höchsten Anforderungen an Genauigkeit und Zuverlässigkeit genügen. Wissentliche Falschdarstellungen oder Auslassungen wesentlicher Tatsachen stellen Rechtsverletzungen dar.
7. Umgang mit den Medien
Alle Anfragen von Medien müssen zunächst an die PR-Abteilung weitergegeben werden. Es ist nicht gestattet, ohne vorherige Zustimmung Aussagen im Namen der Gesellschaft gegenüber Medienvertretern zu tätigen. Auch Veröffentlichungen, Vorträge und Interviews mit Bezug zur Gesellschaft sollten mit der PR-Abteilung abgesprochen werden.
III. Verhalten am Arbeitsplatz und im geschäftlichen Umfeld
1. Drogen und Alkohol
Die Gesellschaft duldet den Besitz, Konsum und die Beschaffung von Drogen auf dem Betriebsgelände nicht. Alkoholkonsum auf dem Betriebsgelände ist grundsätzlich verboten; Ausnahmen bedürfen der Freigabe durch die Geschäftsleitung. Arbeitnehmer dürfen während der Arbeitszeit weder unter Drogen- noch unter Alkoholeinfluss stehen.
2. Diskriminierungs- und belästigungsfreier Arbeitsplatz
Alle Arbeitnehmer, Kunden und Lieferanten haben das Recht auf eine faire, respektvolle und unterschiedslose Behandlung. Die Gesellschaft diskriminiert nicht aufgrund von Geschlecht, Rasse, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung.
Jede Form der sexuellen Belästigung oder sonstigen unzulässigen Benachteiligung wird nicht geduldet. Falls Sie belästigt oder benachteiligt wurden, sollten Sie dies der zuständigen Beschwerdestelle oder Personalabteilung melden. Beschwerden werden so vertraulich wie möglich behandelt, und kein Arbeitnehmer erleidet aufgrund einer Meldung Nachteile.
3. Umgang mit Eigentum und Rechten der Gesellschaft
Die unangemessene Nutzung von Internet, Intranet, E-Mail oder Computersystemen ist nicht gestattet. Dazu zählen insbesondere der unbefugte Zugriff auf E-Mail-Konten anderer Nutzer, die unbefugte Übermittlung vertraulicher Informationen sowie der Versand anstößiger Materialien.
4. IT-Sicherheit
Die Tätigkeit der Gesellschaft ist in erheblichem Maße von der Funktionsfähigkeit der IT-Systeme abhängig. Es müssen alle entsprechenden Sicherheitsrichtlinien befolgt werden.
5. Schutz geistigen Eigentums der Gesellschaft
Die Gesellschaft verfügt über wichtige Rechte und Lizenzen an geistigem Eigentum. Im Umgang mit diesen Rechten sollten Sie stets die geeigneten Schritte ergreifen, um die Interessen der Gesellschaft zu schützen.
6. Nutzung von Betriebsmitteln
Die Gesellschaft stellt alle Geräte und Betriebsmittel zur Verfügung, die für eine effiziente Erfüllung der Aufgaben benötigt werden. Sie sind angehalten, verantwortungsvoll und nicht verschwenderisch mit den überlassenen Ressourcen umzugehen.
7. Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen
Damit die Gesellschaft ihren Aufbewahrungspflichten nachkommen kann, müssen Sie die Dokumente und Unterlagen in Ihrem Zuständigkeitsbereich ordnungsgemäß verwahren. Die Vernichtung oder Abänderung aufbewahrungspflichtiger Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann der Gesellschaft erheblichen Schaden zufügen.
8. Vertrauliche Informationen
Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet oder als solche erkennbar sind, sind zu schützen und geheim zu halten. Zu beachten ist insbesondere:
- Vertrauliche Informationen dürfen weder während noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses unbefugt weitergegeben werden.
- Vertrauliche Informationen dürfen nicht an öffentlichen Orten besprochen werden.
- Dokumente mit vertraulichen Informationen sind so aufzubewahren, dass Einsichtnahme durch Unbefugte ausgeschlossen ist.
- Besucher dürfen sich grundsätzlich nicht ohne Begleitung in den Geschäfts- und Büroräumen aufhalten.
9. Geschenke und Zuwendungen
Das Anbieten und das Annehmen von Geschenken, die Geschäftsentscheidungen beeinflussen könnten, ist grundsätzlich verboten. Erlaubt sind lediglich allgemeine ortsübliche Geschäftsgepflogenheiten (z. B. kleine Geschenke von geringem Wert) sowie ein ortsübliches Trinkgeld. Bei Unsicherheiten wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten oder die Rechtsabteilung.
10. Umgang und Kooperation mit Behörden
Die Gesellschaft arbeitet mit staatlichen Behörden auf der Grundlage des geltenden Rechts vertrauensvoll zusammen. Falls Sie mit behördlichen Anfragen oder Ermittlungshandlungen konfrontiert werden, müssen Sie stets und unverzüglich die Rechtsabteilung vor Ort einschalten.
IV. Interessenkonflikte
Interessenkonflikte oder auch nur deren Anschein müssen jederzeit vermieden werden. Bei möglichen Konfliktfällen sind Sie aufgefordert, aktiv an Ihren Vorgesetzten heranzutreten und die weitere Vorgehensweise abzustimmen.
1. Nebentätigkeit
Die Aufnahme jeder Nebentätigkeit ist an die Bestimmungen des Arbeitsvertrags geknüpft. Wenn der Arbeitsvertrag keine Regelungen enthält, haben Sie die schriftliche Zustimmung der Personalabteilung einzuholen. Als Arbeitnehmer dürfen Sie ohne Genehmigung keine leitende Position bei einem Unternehmen übernehmen, das mit der Gesellschaft im Wettbewerb steht.
2. Politische Aktivitäten
Das Engagement für politische Parteien sowie Spenden im Namen der Gesellschaft bedürfen der Genehmigung der Gesellschaft. Es steht Ihnen frei, sich privat politisch zu engagieren, soweit Sie nicht als Vertreter der Gesellschaft auftreten.
V. Umsetzung des Verhaltenskodex
1. Fragen und Anleitung
Dieser Verhaltenskodex kann nicht für jede einzelne Situation eine ausführliche Verhaltensanleitung liefern. Bei Unsicherheiten über richtiges Verhalten wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten, die zuständige Fachabteilung oder an den Compliance Officer.
2. Anzeige von Verstößen (Whistleblowing)
Wenn Sie Hinweise auf eine Verhaltensweise erlangen, die gegen diesen Verhaltenskodex oder geltende Gesetze verstößt, sollten Sie Ihren Vorgesetzten oder ein Mitglied des Vorstandes informieren. Für Hinweise steht auch eine Telefon-Hotline zur Verfügung.
Die Gesellschaft stellt sicher, dass die Identität eines mitwirkenden Arbeitnehmers – soweit rechtlich zulässig – vertraulich behandelt wird. Es werden keine Maßnahmen gegen Arbeitnehmer ergriffen, die einen Verstoß gemeldet haben, sofern kein Missbrauch vorliegt.
3. Bestandteil des Arbeitsverhältnisses
Dieser Verhaltenskodex ist Bestandteil des Arbeitsverhältnisses und für den Geschäftsbetrieb der Gesellschaft unverzichtbar. Verstöße gegen verbindliche Regelungen können zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur außerordentlichen Kündigung führen. Die Gesellschaft fordert Sie dazu auf, verantwortlich zu handeln und diesen Verhaltenskodex zu befolgen.
